Mitkä ovat hyvän rekrytointiviestinnän kuusi peruspilaria?

Kun yritys lähtee hakemaan riveihinsä uutta digimarkkinoijaa, lujuuslaskijaa tai vakuutusmatemaatikkoa, rekryprosessin ainoa tehtävä ei ole yksittäisen työntekijän palkkaaminen.

Yleensä sopimukseen pääsee nimensä kirjoittamaan vain yksi onnekas, mutta ei ole samantekevää, miten muita hakijoita kohdellaan. Suomessa tie työnhakijasta tai suorahakukandidaatista asiakkaaksi tai yhteistyökumppaniksi on yllättävän lyhyt. Siksi kaikkia rekryprosessiin osallistuvia tulisi kohdella kuin asiakkaita - ja tässä laadukkaalla rekrytointiviestinnällä on erityisen tärkeä tehtävänsä.

Mitä eroa on rekrytointiviestinnällä ja -markkinoinnilla?

Rekrytointimarkkinoinnilla on useita eri tavoitteita:

• Lyhyen aikavälin tavoitteena on saada tiettyyn auki olevaan tehtävään mahdollisimman paljon sopivia, määrätyn osaamisprofiilin mukaisia hakijoita.
• Pitkän aikavälin tavoitteena on mm. yrityksen näkyvyyden ja tunnettuuden parantaminen ja työnantajabrändin ylläpitäminen.

Rekrymarkkinointi luottaa datalähtöisyyden voimaan ja tukeutuu muun muassa inbound-markkinointiin, some-mainontaan ja hakukoneoptimointiin.

Rekrytointiviestintä sen sijaan merkitsee tiettyyn rekrytointiin osallistuneille henkilöille kohdennettua viestintää vaihe vaiheelta. Sen avulla informoidaan, ylläpidetään positiivista hakijakokemusta ja rakennetaan pohjaa tulevalle suhteelle.

• Rekrytointiviestinnän suppein ilmenemismuoto on pelkkä  työpaikkailmoitus, mutta ihannetapauksessa se tarkoittaa kokonaisvaltaista, pitkän aikavälin suunnitelmaa, joka kattaa kaikki yrityksen rekrytoinnit.
• Yksittäisen rekrytoinnin osalta suunnitelma pitää sisällään aikataulutetun listan viesteistä ja sisällöistä, joita työnhakijat kussakin rekrytoinnin vaiheessa saavat.
• Pitemmälle vietynä rekrytointiviestintään voidaan lukea myös HR-tiimin ja rekrytoivien esihenkilöiden viestintäsparraus.

Se, miten henkilöä puhutellaan rekrytoinnin aikana, vaikuttaa suuresti hänen käsitykseensä koko organisaatiosta, sillä monissa tapauksissa kyse on hakijan ensimmäisestä kontaktista kyseisen yrityksen kanssa. 

Tässä kuusi peruskiveä laadukkaan rekrytointiviestinnän toteuttamiseen:

1. Kokonaisvaltainen viestintäsuunnitelma kaiken selkärangaksi

Kaiken perustaksi kannattaa laatia yrityksen viestintästrategian ja brändin mukainen suunnitelma siitä, miten, missä kanavissa ja kuinka usein kunkin rekrytoinnin aikana viestitään. 

Tällainen kokonaisvaltainen viestintäsuunnitelma koskee kaikkea yrityksen rekrytointeja ja se tarjoaa kätevän työkalupakin kaikille rekrytoiviin osallistuville henkilöille, myös uusille työntekijöille, joille talon tavat eivät ole vielä tuttuja. Huolella valettu perustus takaa myös viestintälinjan yhtenäisyyden.

2. Aikataulutus säästää aikaa ja hermoja

Vaikka yllättäviä kierrepalloja riittää melkein jokaisen rekrytoinnin aikana, aikataulutus tuo toimintaan tehokkuutta ja ennakoitavuutta. Kun tärkeimmät vaiheet aina työpaikkailmoituksen tekstin työstämisestä tehdystä valinnasta tiedottamiseen on merkitty alustavasti kalenteriin, voidaan välttyä paremmin ad hoc -operaatioilta ja särkyneen puhelimen syndroomalta.

3. Automatisointi vapauttaa ajatuksia keskittymään olennaiseen

Aikatauluttamisen oivana apuna toimii viestiliikenteen automatisointi. On mahdollista ajastaa täysin valmiiksi rekryviestinnän kaikki vaiheet ja viestit tunnin tarkkuudella jo ennen kuin työpaikkailmoitusta on edes julkaistu. 

Automatisointi vaatii usein HR-osaston ja viestintä- ja markkinointitiimin välistä yhteistyötä, mutta maksaa ehdottomasti vaivan. Se vähentää rekrytoivien esihenkilöiden työkuormaa ja antaa heille tilaa keskittyä tärkeimpään eli oikean henkilön valintaan.

Hakijan kuljettaminen mukavasti läpi ensikosketuksesta kohti maalia alkaa siitä vahvistusviestistä, jonka hakemuksensa rekryjärjestelmään lähettänyt hakija saa, ja ulottuu viimeiseen sähköpostiin, jossa kerrotaan tehdystä rekrytointipäätöksestä.

4. Muista tone-of-voice mutta ole varovainen rentouden kanssa

Kunkin yrityksen tapa puhutella asiakkaitaan on erilainen, ja siksi brändin mukainen tone-of-voice eli äänensävy on hyvä ulottaa myös rekrytointiin. Sanavalintojen ja tyylin kanssa kannattaa kuitenkin olla tavallista enemmän varpaillaan. 

Moni työnhakija on varsin herkässä tilassa, etenkin jos oma työnsaanti on pitkittynyt. Hän saattaa siis vahingossa loukkaantua, jos nuorekasta ja leikkisää kommunikointityyliä muuten noudattava yritys lähettää hänelle kepeän meilin siitä, että “sori, tällä kertaa ei käynyt tuuri, mutta kokeilepa taas uudelleen”. 

Jos ei ole varma oman yrityksen äänensävystä, kannattaa aina konsultoida asiassa  viestintä- tai markkinointitiimiä tai valita kaiken varalta astetta konservatiivisempi tyyli.

5. Älä unohda empatiaa!

Jokainen kandidaatti tietää, että valintoja tehdään yleensä vain yksi. Pettymys voi kuitenkin olla kova tosipaikan tullen. Sen takia rekrytoinnin “jälkiviestinnässä” on tärkeää muistaa empatia, tilannetaju ja rekrytoinnille aikaansa ja energiaansa antaneiden ammattilaisten arvostus.

On suositeltavaa, että kaikki haastatteluihin ja mahdollisiin psykologisiin testeihin päässeet saavat halutessaan henkilökohtaista palautetta rekrytoivalta esihenkilöltä omista vahvuuksistaan ja heikkouksistaan. Avoin ja hakijaa arvostava juttuhetki auttaa käsittelemään mahdollista pettymystä paljon paremmin kuin pelkkä geneerinen sähköposti.

6. Et voi viestiä liikaa

Hyvä nyrkkisääntö viestinnässä - erityisesti koronan kaltaisten poikkeusolojen aikana - on viestiä mieluummin liikaa kuin liian vähän. Eikä rekrytointiviestintä ole tässä poikkeus.

Harvassa ovat ne, joita harmittaa saada paljon informaatiota siitä, missä mennään ja mitä on päätetty. Sen sijaan "radiohiljaisuus" ja informaation panttaaminen ärsyttävät monia. 

Erityisen tärkeää on lähettää kaikille rekrytoinnissa mukana olleille viesti sitten, kun lopullinen valintapäätös on tehty. Jos tätä tietoa pantataan, monen työnhakijan mielessä herää ajatus siitä, onko ketään edes palkattu.

Avoimuus ja läpinäkyvyys palkitaan.